Envoyer un bon e-mail, ce n’est pas seulement trouver les bons mots : c’est viser le bon moment dans l’agenda des programmateurs. En effet, la programmation a ses saisons, ses embouteillages, ses fenêtres qui s’ouvrent et se referment comme des portes automatiques. Bonne nouvelle : en les comprenant, on gagne du temps, de l’énergie et des dates.
Les saisons de la programmation
Imaginez trois tempos en fonction des lieux où vous souhaitez vous faire programmer.
Le tempo “festival d’été”.
Dès septembre–octobre, les équipes de programmation repèrent, vérifient des budgets, commencent à dessiner l’affiche de l'année suivante. C'est généralement une période clef pour se lancer dans la programmation de sa tournée estivale. Décembre–janvier, c'est le moment où les programmateurs affinent et calent définitivement leurs choix. Et février–mars, on boucle. Si vous écrivez pour juin-juillet… écrivez tôt. Septembre et octobre, c’est l’autoroute. Novembre, ça passe encore. Après janvier, on croise les doigts — et on prépare l’année suivante.
Le tempo “saison en salle”.
Les programmateurs composent leur saison par semestre ou annuellement. La saison septembre - janvier, se cale au plus tard au printemps (avril–juin), et la saison février - mai, en été, voire automne (juillet-octobre). Ensuite, il reste des opportunités : remplacements et compléments — particulièrement entre janvier et mars. Traduction : pour jouer entre janvier et mai, contactez en septembre–octobre, puis restez près de vos e-mails en hiver.
Le tempo “café-concerts & clubs”.
C’est un monde plus souple. On cale les dates 1 à 3 mois à l’avance, parfois moins, parfois plus. Écrivez tout de même bien à l'avance, soyez réactif, proposez des fenêtres souples, et vous serez souvent au bon endroit, au bon moment.
Conseil d’ami : chaque lieu a sa vie. Un annuaire à jour (avec les bons rôles et la bonne adresse) évite les tirs dans le vide — et augmente vos chances au premier message.
Le meilleur moment de la semaine et de la journée
Dans une approche commerciale, on considère qu'il y a des moments de la semaine et de la journée plus appropriées pour démarcher. C'est également le cas pour le booking.
Petite règle qui fait une grande différence : mardi à jeudi, entre 9h et 11h (heure locale du contact) sont des créneaux positifs. Les boîtes sont encore respirables, les esprits aussi. À l’inverse, le lundi 9h cumule les urgences, le vendredi après-midi s’évapore dans le week-end, et le soir… restez en scène, pas en mail.
Pour les relances, gardez le même créneau (propre, calme), à J+7 puis J+21. Ça montre de la constance sans insister.
Une cadence simple qui respecte tout le monde
Pensez votre approche en trois temps :
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Premier envoi : court, clair, humain. Un lien live qui vous représente (un seul, propre), vos disponibilités en quelques dates, le format (45/60 min, acoustique/électrique).
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Relance 1 (une semaine plus tard) : deux lignes et un petit plus (un live récent, une mention presse, une captation propre).
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Relance 2 (deux à trois semaines plus tard) : on devient concret : des créneaux précis, la possibilité d’un co-plateau, ou un format showcase si la jauge est serrée.
Gardez la même ligne d’objet avec un “Relance” discret. C’est plus lisible pour tout le monde.
Et si personne ne répond ?
Parfois, il s'agit d'un mauvais alignement. Après la seconde relance, changez un instant de canal : un coup de fil de deux minutes (pas plus) pour demander la période idéale de contact, ou un message pro (LinkedIn/Instagram) qui signale votre e-mail, puis on retourne gentiment dans l’inbox. Vous pouvez aussi changer d’angle : proposer un set acoustique, un horaire atypique (apéro, avant-programme), ou un co-plateau qui rassure niveau billetterie. Tout cela doit être pensé en fonction de votre analyse et de vos impressions.
Un point important : ne soyez pas trop lourds et insistants.
En deux phrases pour la route
Le bon e-mail n’est pas seulement bien écrit : il est bien placé dans le calendrier. Si vous respectez les saisons de programmation et les créneaux d’envoi, vos messages cessent d’être du bruit — et deviennent des opportunités lisibles.
Besoin d’un coup de pouce concret ?
Pour viser la bonne personne au bon moment, notre Annuaire des Scènes de Musique Actuelle. Un e-mail bien timé, envoyé au bon contact, change tout. 🎯
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